Закрытое (секретное) делопроизводство

 
Секретное делопроизводствоКонфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных (бумажных), либо электронных (на флэшках, картах памяти, на дискетах, лазерных дисках и др.). Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в строжайшем учете и в защите от разглашения (см. раздел ЗАЩИТА КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ).
 
Все документы в фирме делятся на ТРИ КАТЕГОРИИ: ВХОДЯЩИЕ, ИСХОДЯЩИЕ, ВНУТРЕННИЕ.
 
Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы конфиденциальную информацию. Составляется ПЕРЕЧЕНЬ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ. Данный перечень составляется специальной комиссией. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Затем, комиссия, в зависимости от ценности информации, присваивает документам  степень (гриф) конфиденциальности. В завершении, перечень документов согласовывается с начальниками отделов и утверждается руководителем организации. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе секретности. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок и, по его истечению, может быть продлен на новый срок, по решению комиссии.
 
Большая часть документации предприятия хранится и используется в офисе предприятия. Поэтому охрана офиса должна быть продумана тщательно и обеспечиваться на самом высоком уровне, начиная с защиты здания, помещений, и заканчивая рабочими местами работников. Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется "Положением о коммерческой тайне" на предприятии» и специальной «Инструкцией по закрытому делопроизводству», которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами
 
Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну (закрытое делопроизводство) осуществляется в соответствии с основными стадиями “ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА” документа, которыми являются:
 
- получение,
- хранение,
- использование,
- реализация (отправка),
- уничтожение.
 
ПОЛУЧЕНИЕ (ОТПРАВКА) ДОКУМЕНТА. Документ, поступающий в организацию из вне и содержащий гриф конфиденциальности, должен быть передан только уполномоченному на это лицу (руководителю, секретарю, инспектору закрытого делопроизводства) и обязательно зарегистрирован в специальном журнале. Далее, документ передается соответствующему руководителю отдела (подразделения) предприятия, а последний, в свою очередь, определяет непосредственного исполнителя по данному документу (также имеющему допуск к данной категории документов), и адресует документ ему. Аналогичный порядок существует при реализации (отправлении) документа внешним потребителям (партнерам): подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале и отправка.
 
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА. Для хранения конфиденциальных документов используют специально отведенные помещения, имеющие ограниченный доступ, металлические шкафы и сейфы, запирающиеся на ключ и оборудованные охранной сигнализацией. Помещения должны дополнительно в нерабочее время опечатываться. Периодически соответствующими должностными лицами проводится инвентаризация архива документов и выборка материалов, срок действия грифа секретности которых истек. По истечении срока действия секретности документа возможны следующие действия: 1) гриф конфиденциальности может быть продлен; 2) гриф может быть снят и документ переходит в разряд общедоступных; 3) документ уничтожается.
 
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТА. Система доступа работников к конфиденциальным документам,  должна иметь разрешительный характер (в соответствии с должностью). Каждая выдача таких документов работникам регистрируется в специальном журнале, а соблюдение правил использования и обращения с документами на предприятии контролируется уполномоченными должностными лицами предприятия. Контролируется и непосредственная работа с документом и соблюдение общих правил защиты информации на предприятии. Например, нарушением считается оставление документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений.
 
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо ценности, а также те, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. После этого члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.
 
КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПРАВИЛ хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию (секретное делопроизводство), осуществляется уполномоченными работниками (начальниками отделов, сотрудниками службы безопасности и лицами ответственными за ведение закрытого делопроизводства) с помощью проверок. Кстати, контролируется оборот не только секретных документов, но и сохранность фирменных бланков, квитанций,  накладных, чистых листов с печатями, штампами, и т.п. Проверки могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт, и принимаются меры, предотвращающие в будущем нарушения такого рода. Виновные лица, нарушившие правила конфиденциального делопроизводства могут быть подвержены дисциплинарным наказаниям, вплоть до увольнения.
 

* Охранное агентство "ТАГГЕРД" уже более 20-И ЛЕТ (с 1993 года) оказывает многочисленные услуги безопасности и охраны, в том числе связанные с обеспечением сохранности коммерческой тайны предприятий, а также помогает предпринимателям организовать закрытое (конфиденциальное) делопроизводство. Для решения данных задач мы привлекаем специалистов в области информационных технологий, профессиональных охранников, инженеров и техников, способных обеспечить надежную защиту конфиденциальной информации от разглашения. Солидный опыт и знания сотрудников ЧОП - надежная гарантия безопасности наших Клиентов! Мы выполняем свою работу (см. раздел УСЛУГИ ЧОП) на высоком профессиональном и качественном уровне, по умеренным ценам!

 
ОКАЗАНИЕ УСЛУГ БЕЗОПАСНОСТИ И ОХРАНЫ - НАША ПРОФЕССИЯ!