ЗАЧЕМ НУЖЕН УЧЁТ ПРИЕМА И ВЫДАЧИ КЛЮЧЕЙ В ОРГАНИЗАЦИИ
С древних времен на ДОЛЖНОСТЬ КЛЮЧНИКА назначали самого ответственного воина, умеющего хранить секреты и умеющего постоять за себя и за охраняемые ценности в случае чего. Должность эта существует и в наши дни, и к тому же мало изменилась, только перешла в плоскость современных технологий и автоматизированного компьютерного контроля.
Согласно мировой статистике, пренебрежительное отношение к защите помещений и информационных сетей от несанкционированного проникновения, является причиной многочисленных проблем для любого бизнеса. Европейские специалисты подсчитали, что в большинстве случаев, основные проблемы с безопасностью и сохранностью имущества, происходят вследствие безалаберного отношения работников к хранению и передаче обычных ключей, как не странно это звучит. Проще говоря, если ключ от кабинета начальника, программиста или бухгалтера находится в свободном доступе, то велик риск кражи не только товарно-материальным ценностей, но и важной конфиденциальной информации. Результатом такой небрежности может стать СЕРЬЁЗНЫЙ УЩЕРБ ФИРМЕ, и даже полная потеря бизнеса.
РЕЖИМ БЕЗОПАСНОСТИ любого предприятия должен предусматривать ряд технических, организационных и охранных мер, обеспечивающих соблюдение правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины, исключающих возможность несанкционированного проникновения в здания и помещения посторонних лиц, обеспечивающих сохранность имущества и коммерческих секретов. Эти МЕРЫ МОГУТ ВКЛЮЧАТЬ техническую защиту и физическую охрану, установку охранно-пожарной сигнализации и видеонаблюдения, опломбирование и опечатывание дверей, а также утверждение порядка хранения и оборота ключей. Ключи от служебных помещений относятся к предметам СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ и учитываются в Журнале учёта ключей.
ВАЖНО ОТМЕТИТЬ, что под ключами мы подразумеваем не только традиционные металлические ключи различных типов, но и современные электронные карты доступа (пластиковые карты, брелоки и др.).
Системы БИО-идентификации (по отпечатку пальцев, сетчатке глаза и др.), описаны на нашем сайте отдельно, и мы в данной статье в расчет не берем. Также следует знать, что к каждому стандартному металлическому замку изначально бывает три «родных» ключа, а к современным замкам — все пять. Если у Вас в офисе 10 дверей, значит ключей уже, как минимум, 30.
Крупные предприятия, офисные центы и др. располагают большим количеством помещений и входных дверей, а значит и большим числом замков и ключей (основных, запасных, режимных). Причем, проход в отдельные помещения и зоны должен быть СТРОГО ОГРАНИЧЕН для различных категорий работников. Добавим сюда замки к запасным (аварийным) выходам, воротам, калиткам, межэтажным дверям, проходам на крышу и в подвалы. Становится понятно, что организация четкого и строгого механизма контроля за оборотом такого количества ключей, включающего: учёт, хранение, приём-передачу, изготовление дубликатов, замену запирающих устройств (замков) - это довольно СЛОЖНАЯ, МАСШТАБНАЯ И ОТВЕТСТВЕННАЯ ЗАДАЧА.
Ответственным лицом за оборот ключей является ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО, назначенное руководителем предприятия, а также СОТРУДНИКИ СЛУЖБЫ БЕЗОПАСНОСТИ, в части их касающейся. А касается их (охранников) не мало — ответственность за сохранность и обоснованность использования ключей. Но самой важной, и можно сказать ключевой фигурой в ключевом хозяйстве в прямом, и в переносном смысле является простая УБОРЩИЦА тетя Глаша, в рабочем халате, наводящая чистоту и порядок имеющая право доступа во все помещения. Нужно понимать, насколько доверенным и ответственным лицом должен быть такой клининг-работник.
СПОСОБЫ И ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ КЛЮЧЕЙ
Как правило, ключи от помещений после рабочей смены сдаются ПОД ОХРАНУ. Делается это в целях защиты от потери, дублирования, а также для нештатного вскрытия дверей в чрезвычайных ситуациях, например, при пожаре, затоплении и др. Кроме того, СДАЧА КЛЮЧЕЙ значительно упрощает жизнь тем, кто в этих помещениях работает. Ответственным за помещения лицам, хранение ключей на посту охраны позволяет не переживать о том, что они забудут ключи дома, потеряют попадут в преступные руки.
На различных предприятиях и в офисных зданиях предусмотрено НЕСКОЛЬКО СПОСОБОВ ХРАНЕНИЯ УЛЮЧЕЙ, которые могут быть использованы по отдельности или в комплексе. В их число входят:
— специально отведенная КОМНАТА, защищенная от несанкционированного проникновения, запирающаяся на ключ и имеющая дополнительные меры защиты;
— КЛЮЧНИЦА на несколько единиц;
— специальный ШКАФ или стенд на посту охраны;
— опечатываемые ПЕНАЛЫ и ТУБУСЫ;
— АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ электронно-механическая КЛЮЧНИЦА.
Считается, что хранение ключей лучше всего обеспечивается в металлических тубусах (пеналах), имеющих специальные устройства для опечатывания, с указанием номера и количества ключей (это нужно чтобы тубус не вскрывался за время хранения). Тубусы в свою очередь хранятся в специальных запирающихся шкафах, не доступных для посторонних лиц.
Открытие, закрытие и опечатывание помещений, а также тубусов с ключами осуществляется В ПРИСУТСТВИИ ОХРАННИКА. – Это самый простой, дешевый и надежный способ. Хорошо себя зарекомендовали и современные электронные ключницы, но они стоят значительно дороже и требуют особого ухода и обслуживания.
АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ КЛЮЧНИЦЫ
Для минимизации затрат на оборот, учет и контроль выдачи ключей и карт используются АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ, например, такие как KeyMaster, позволяющие не только автоматизировать контроль приема/выдачи, но и синхронизировать данные с программами управления персоналом и оборудованием СКУД. Использование данной системы позволяет ТОЧНО ЗНАТЬ, где в настоящее время находится ключ и у какого конкретного пользователя.
Система отправляет пользователям и администраторам системы, в соответствии с их правами, УВЕДОМЛЕНИЯ о выдаче или сдаче ключей, об истечении времени нахождения ключа вне системы, а также активирует ТРЕВОЖНЫЙ СИГНАЛ после окончания времени доступа, что позволяет оперативно реагировать на нештатную ситуацию. Передавать ключ другим авторизированным пользователям возможно через специальное приложение, доступное лишь администратору безопасности. Сам ПРОЦЕСС ИДЕНТИФИКАЦИИ ЛИЦ, которым выдается ключ может осуществляться по отдельной магнитной карте, с помощью пин-кода, сертификата, отправленного на мобильный телефон, QR-кода. Также имеется возможность организовать передачу ключей, минуя ключницу, используя ОБЛАЧНЫЙ СЕРВИС.
ОРГАНИЗАЦИЯ КЛЮЧЕВОГО ХОЗЯЙСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ
ОХРАНА ОБЪЕКТОВ должна предполагать не только обеспечение сохранности имущества, но и ключей от помещений, в которых оно хранится. В каждой компании должна быть утверждена ИНСТРУКЦИЯ по порядку оборота ключей и порядка передачи помещений и имущества под охрану, а также определены временные рамки приёмо-сдачи. Приказом руководителя объекта, из числа собственных работников, назначаются ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА СОХРАННОСТЬ конкретных помещений и ТМЦ. В конце каждого рабочего дня, данные ответственные лица передают на хранение материальные ценности и ключи от помещений собственным сторожам или охранникам ЧОП, в соответствии с ИНСТРУКЦИЕЙ, а перед началом работы, получают ключи, снимают охрану и преступают к работе. В течение рабочего дня данные лица несут ответственность за сохранность имущества и ключей от помещений. Списки ответственных за помещения лиц и выписки из приказов с образцами их подписей, а также номерами их личных печатей, пломб, контрольных замков, используемых при опечатывании, представляются на пост охраны.
Как правило, на большинстве предприятий, ключи выдаются и принимаются под охрану с записью В «ЖУРНАЛЕ ПРИЁМА ПОД ОХРАНУ И ВЫДАЧИ КЛЮЧЕЙ», в котором УКАЗЫВАЮТСЯ:
— ДАТА,
— ВРЕМЯ,
— НОМЕР помещения (пенала, ключей),
— ФИО лиц, сдавших или принявших ключи.
Допускается оформить прием/сдачу ключей в виде акта или расписки.
НАЛИЧИЕ ОХРАННОЙ СИГНАЛИЗАЦИИ в помещении безусловно улучшает его защищенность от проникновения, но не исключает необходимость ведения ключевого хозяйства.
Руководители и РАБОТНИКИ ПРЕДПРИЯТИЯ ОБЯЗАНЫ в полной мере соблюдать положение по обороту ключей. Особенно, если речь идет о помещениях, доступ в которые строго ограничен и производится по специальному распоряжению руководителей. Обычно это – сейфовые комнаты, серверы, электроустановки, котельные, газовые блоки и прочие комнаты со специальным оборудованием.
СТАНДАРТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИЕМУ / ВЫДАЧЕ КЛЮЧЕЙ
1. ПРАВИЛА ОБОРОТА КЛЮЧЕЙ
1.1. Все имеющиеся ключи подлежат учёту и регистрации в "Журнале приёма и выдачи ключей" (далее ЖУРНАЛ). Листы Журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью на последней странице. Записи в Журнале ведутся аккуратно и только шариковой ручкой. Исправления в записях подтверждаются подписями сторон, с указанием фамилий.
1.2. Все ключи должны быть снабжены БИРКАМИ с номерами помещений или их условными наименованиями.
1.3. КЛЮЧИ ГРУПИРУЮТСЯ на следующие комплекты:
— КОМПЛЕКТ № 1 – включает по одному оригинальному ключу от каждого помещения, для использования в чрезвычайных ситуациях (выдаче для ежедневного пользования не подлежат) – хранятся в металлическом шкафу в администрации предприятия;
— КОМПЛЕКТ № 2 – для ежедневного пользования работниками – хранятся на специальном стенде посту охраны;
— КОМПЛЕКТ № 3 – от режимных и особо важных помещений – у руководителя предприятия.
1.4. ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛА приёма и выдачи ключей:
1.5. ВЫДАЧА КЛЮЧЕЙ из комплекта № 2 осуществляется:
— ответственным за помещения лицам,
— уборщикам и представителям иных организаций, осуществляющих техническое обслуживание, клининговые услуги и т.п.
— ключ от электрощитовой комнаты выдаётся только заведующему хозяйством или дежурному электрику.
1.6. Работники и ответственные лица ИМЕЮТ ПРАВО на получение ключа исключительно от того помещения, в котором находится их рабочее место.
1.7. Использование комплекта ключей № 1 допускается только в случае возникновения АВАРИЙНОЙ или ЧРЕЗВЫЧАЙНОЙ СИТУАЦИИ с обязательным и незамедлительным уведомлением руководителя предприятия, и внесением соответствующей записи в Журнал (в графе «Примечания»)
1.8. Ответственные лица ОБЯЗАНЫ после окончания рабочего дня, перед уходом сдать ключи на пост охраны, произведя соответствующую запись в Журнале.
1.9. ОХРАННИК НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ за прием, выдачу и хранение ключей на посту, а также и внесение в Журнал записи о приемо-сдаче.
1.10. В ходе приема-сдачи дежурства, заступающий на смену охранник обязан проверить целостность ключей (пеналов), печатей, исправность запирающих устройств ключниц (шкафов). При обнаружении нарушений, проводится СЛУЖЕБНОЕ РАССЛЕДОВАНИЕ.
1.11. Приём и выдача электронных (пластиковых) ключей также фиксируется в Журнале, и выдается по той же схеме.
1.12. ИЗГОТОВЛЕНИЕ НОВЫХ КЛЮЧЕЙ и электронных ключей (дубликатов) или замена запирающих устройств (навесного замка, личинки замка, электронного замка) допускается только по указанию ответственных лиц за ведение ключевого хозяйства.
1.13. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ за сохранность и использование ключей и электронных ключей несет лицо, их получившее, до момента их сдачи на пост охраны.
1.14. Лицо, получившее в пользование ключи или электронные ключи, при утрате оснований для их пользования, ОБЯЗАНО ВЕРНУТЬ их пост охраны.
1.15. Дубликаты ключей УНИЧТОЖАЮТСЯ ПО АКТУ, утверждаемому руководителем предприятия. Уничтожение ключей производится в присутствии инвентаризационной комиссии путем их механического повреждения, исключающего возможность восстановления.
2. УСЛОВИЯ ЗАКРЫТИЯ И ВСКРЫТИЯ ПОМЕЩЕНИЯ
2.1. ПРИ ЗАКРЫТИИ:
— Лицо, ответственное за передачу помещения под охрану, перед закрытием, производит его визуальный осмотр изнутри, на предмет отсутствия людей, целостности элементов конструкций (окон, решеток, дверей, стен, потолков и др.), через которые возможно проникновение или произведен пролом (пролаз), а также убеждается в отсутствии включенных электрических приборов и бытовой техники, непотушенных сигарет и т.д.
— При отсутствии замечаний, ответственного лицо закрывает помещение на замок, после чего включает охранную сигнализацию (если таковая имеется). Ключ от помещения закрывается в специальный пенал (тубус) и опечатывается личной печатью ответственного лица, для передачи на пост охраны для хранения.
— О приеме / сдаче ключей от помещения делается соответствующая запись в специальной Журнале, с перечислением выявленных при этом недостатков и неисправностей, ФИО и подписью лица, сдавшего ключи.
2.2. ПРИ ОТКРЫТИИ:
— Лицо, ответственное за конкретное помещение, перед его вскрытием принимает пенал с ключами на посту охраны, проверяет целостность пенала и печати.
— Если никаких замечаний и фактов, говорящих о возможном несанкционированном вскрытии пенала не обнаружено, снимается печать, проверяется наличие ключей.
— В случае отсутствия замечаний, делается соответствующая запись, в Журнале, отключается охранная сигнализация и производится вскрытие помещения и его визуальный осмотр изнутри.
— Все помещения на Объекте должны вскрываться только в присутствии ответственных за помещения лиц.
— Помещения могут быть вскрыты охранником в отсутствие ответственных лиц только в случае возникновения реальной угрозы безопасности и сохранности имущества, когда промедление может привести к серьезному материальному ущербу помещению и имуществу. После нештатного вскрытия помещения составляется Акт, который подписывается комиссией (не менее 2-х человек), включая представителей Заказчика.
ДОВЕРЬТЕ ОРГАНИЗАЦИЮ КЛЮЧЕВОГО ХОЗЯЙСТВА ГК ТАГГЕРД
Организация и контроль оборота ключей на предприятии — это достаточно трудоемкий и ответственный процесс. Эту работу стоит доверять только опытным профессионалам. Специалисты «ТАГГЕРД» знают, как организовать ключевое хозяйство наиболее эффективно и рационально. Группа компаний «ТАГГЕРД» выполняет
ОХРАННЫЕ УСЛУГИ В МОСКВЕ и Подмосковье уже БОЛЕЕ ЧЕТВЕРТИ ВЕКА (с 1993 года) и готова выполнить любую порученную работу с максимальной ответственностью.
КОМПЛЕКС ОХРАННЫХ МЕР,
ПРАВИЛА ПРОПУСКНОГО И ВНУТРИОБЪЕКТОВОГО РЕЖИМА, эффективные в условиях конкретного предприятия разрабатывается специалистами ЧОП после детального изучения объекта и аудита режима безопасности. Сюда входит осмотр подлежащей охране территории, помещений, имущества, оценка защищенности объекта, ознакомление с документацией, определение спектра опасностей и угроз, выявление уязвимых мест, изучение внутренней структуры предприятия и уровня посещаемости, обязанностей работников, требований к режимности и порядку доступа в помещения.
ПРЕИМУЩЕСТВА ГК ТАГГЕРД заключаются:
— в персональном подходе к каждому объекту, к каждому Клиенту,
— в наличии профессиональных, опытных кадров для решения сложных вопросов безопасности,
— в применении прогрессивных способов и методов охраны,
— в низких расценках на услуги.
КЛЮЧЕВОЕ ХОЗЯЙСТВО, внутриобъектовый и пропускной режим, а также охрана материальных ценностей, обеспечиваемые ГК ТАГГЕРД — ГАРАНТИЯ НАДЕЖНОЙ ЗАЩИТЫ И БЕЗОПАСНОСТИ ВАШЕГО ОБЪЕКТА!
Более подробную информацию об охране объектов можно получить у специалистов ГК ТАГГЕРД, задав интересующие вопросы в заявке на услугу. Наши сотрудники в короткий срок обработают полученную информацию и предоставят ответ на поставленные вопросы удобным для Вас способом. ЧЕРЕЗ 12 ЧАСОВ ПОСЛЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРА, мы можем приступить к выполнению порученного нам задания.
ТРЕБУЮТСЯ ОХРАННЫЕ УСЛУГИ? — ОБРАЩАЙТЕСЬ В ГК "ТАГГЕРД"!
ИЛИ ПОЗВОНИТЕ НАМ ПО ТЕЛЕФОНУ: +7 (495) 105-50-30
ОКАЗАНИЕ УСЛУГ БЕЗОПАСНОСТИ И ОХРАНЫ — НАША ПРОФЕССИЯ!
С древних времен на ДОЛЖНОСТЬ КЛЮЧНИКА назначали самого ответственного воина, умеющего хранить секреты и умеющего постоять за себя и за охраняемые ценности в случае чего. Должность эта существует и в наши дни, и к тому же мало изменилась, только перешла в плоскость современных технологий и автоматизированного компьютерного контроля.
ВАЖНО ОТМЕТИТЬ, что под ключами мы подразумеваем не только традиционные металлические ключи различных типов, но и современные электронные карты доступа (пластиковые карты, брелоки и др.). 
На различных предприятиях и в офисных зданиях предусмотрено НЕСКОЛЬКО СПОСОБОВ ХРАНЕНИЯ УЛЮЧЕЙ, которые могут быть использованы по отдельности или в комплексе. В их число входят:
Как правило, на большинстве предприятий, ключи выдаются и принимаются под охрану с записью В «ЖУРНАЛЕ ПРИЁМА ПОД ОХРАНУ И ВЫДАЧИ КЛЮЧЕЙ», в котором УКАЗЫВАЮТСЯ:
1.1. Все имеющиеся ключи подлежат учёту и регистрации в "Журнале приёма и выдачи ключей" (далее ЖУРНАЛ). Листы Журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью на последней странице. Записи в Журнале ведутся аккуратно и только шариковой ручкой. Исправления в записях подтверждаются подписями сторон, с указанием фамилий.
— При отсутствии замечаний, ответственного лицо закрывает помещение на замок, после чего включает охранную сигнализацию (если таковая имеется). Ключ от помещения закрывается в специальный пенал (тубус) и опечатывается личной печатью ответственного лица, для передачи на пост охраны для хранения.
КОМПЛЕКС ОХРАННЫХ МЕР,