Коммерческая тайна и кадры

Организация защиты коммерческой тайны в кадровой работе

 
кадры и ком тайна В настоящее время, стабильность и успешность работы любой коммерческой структуры во многом зависит от того, какие кадры трудятся в компании, в какой степени их квалификация и морально-этические качества соответствуют поставленным задачам, насколько они умеют хранить коммерческие секреты. В условиях жесткой конкуренции, наличия различных экономических рисков и угроз безопасности, именно персонал предприятия может являться как объектом, так и субъектом возникновения таких рисков и угроз. «Человеческий фактор» влияет не только на производственные успехи компании, но и на безопасность, и на сохранность коммерческой тайны, а значит и на стабильную работу, и на перспективы развития бизнеса. Поэтому кадровой работе с персоналом в компаниях отводится особая роль.
 
В данной статье мы рассматриваем лишь аспекты организации защиты коммерческой тайны в кадровой работе. По мнению экспертов, вероятность возникновения рисков и угроз экономической стабильности компании и утечки конфиденциальных сведений на 80% зависит от грамотно поставленной работы отдела кадров. Ведь режим безопасности и коммерческой тайны на любом предприятии устанавливается, обеспечивается и контролируется людьми. На кадровую службу ложится основная ответственность за подбор, обучение, инструктирование, расстановку, контролирование, продвижение, стимулирование, увольнение персонала. Кроме этого, кадровики несут полную ответственность за состояние «здоровья» трудового коллектива, за проведение пропагандистской и воспитательной работы, за позитивный настрой и создание комфортных психологических условий. Важность кадровой службы определяется еще и тем, что в случае возникновения желания сотрудника разгласить конфиденциальные сведения (в силу корыстных или других мотивов), воспрепятствовать этому не смогут никакие дорогостоящие средства и методы защиты.
 
СПОСОБЫ, ЧАЩЕ ВСЕГО ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ КОНКУРЕНТАМИ И КРИМИНАЛОМ, ДЛЯ ДОБЫВАНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ ЧЕРЕЗ ПЕРСОНАЛ:
- выведывание важной информации с использованием различных приемов (например, подслушивание, «не прямые» диалоги, наводящие вопросы);
- переманивание работников на более престижные должности;
- открытые угрозы и шантаж;
- подкуп работников;
- внедрение шпионов и диверсантов;
- хищение документов и других источников информации;
- организация тайного наблюдения и мониторинга, с использованием спецтехники.
 
Исходя из вышеперечисленных угроз, процесс защиты коммерческой тайны от разглашения предполагает ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕВЕНТИВНЫХ И ТЕКУЩИХ РЕЖИМНО-АДМИНИСТРАТИВНЫХ МЕР, проводимых совместно службой безопасности и отделом кадров предприятия. К ТАКИМ МЕРАМ ОТНОСЯТСЯ:
- Внедрение прогрессивных процедур подбора, оценки и расстановки кадров.  Применение научных методов проверки на профпригодность и различного рода тестирований.
- Четкое определение персональных функциональных обязанностей всех категорий работников, прописанных во внутренних локальных документах, трудовых договорах, инструкциях, приказах и распоряжениях.
- Сплочение коллектива на идеях достижения единых целей и амбиций. Проведение совместных культурно-массовых мероприятий, собраний и тренингов.
- Создание «костяка» (команды единомышленников), состоящего из лояльных, надежных и проверенных кадров. Внедрение норм корпоративного поведения, принципов взаимной поддержки и взаимопомощи.
- Повышение лояльности персонала, за счет организация эффективной системы мотивации, позволяющей добиться преданности работников к своей компании.
- Рациональное поощрение, премирование и стимулирование  работников, особенно тех, кто имеет непосредственное отношение к коммерческим секретам.
- Ведение широкомасштабной разъяснительной и воспитательной работы. Проведение регулярных инструктажей и учений. Разъяснение важности режима коммерческой тайны и ответственности за ее разглашение.

* Если Вам требуется создать и обеспечить на предприятии режим коммерческой тайны, а также защитить конфиденциальную информацию от распространения в трудовых коллективах, - обращайтесь в Группу охранных предприятий "ТАГГЕРД" (Москва). Мы оказываем различные охранные услуги и предпринимаем меры по обеспечению безопасного и стабильного функционирования предприятий уже более 20-И ЛЕТ (с 1993 года). Для решения подобных задач мы привлекаем специалистов в области информационных технологий, опытных кадровиков и психологов, профессиональных охранников и сыщиков, инженеров и техников, способных обеспечить надежную защиту информации от разглашения. Богатый опыт и знания сотрудников ЧОП - надежная гарантия безопасности наших Клиентов! Охранная фирма «ТАГГЕРД» работает на высоком профессиональном и качественном уровне, по умеренным ценам!

КОММЕРЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ И КАДРЫ

Всю кадровую работу по организации эффективной защиты коммерческой тайны при взаимодействии с персоналом можно разделить на ТРИ ОСНОВНЫХ ЭТАПА:
1. Предварительный этап - процедуры перед приемом на должность.
2. Этап трудовых отношений специалиста в компании.
3. Заключительный этап - в процессе увольнения работника.
 
1.  ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП  заключается в организации особых процедур подбора, изучения и оценки кандидатов на имеющиеся вакантные должности. Этап может включать следующие КАДРОВЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ: поиск кандидатов; проведение собеседований (с кадровыми специалистами и руководителями); анкетирование; психологическое тестирование; проверку персональных данных; оценку кандидата на соответствие вакантной должности; проведение испытания на рабочем месте; принятие решения о зачислении на должность.
 
Предпочтение в кадровой работе отдается тем методам, которые минимизируют возможность проникновения в компанию недобросовестных работников, психически неуравновешенных и больных граждан, шпионов или злоумышленников со стороны конкурентов или криминала. К таким методам относятся:
- поиск кадров через независимые организации, службы занятости и кадровые агентства;
- профессиональное и психофизическое тестирование;
- использование письменных рекомендаций, полученных от надежных источников;
- собеседование с профессиональными кадровыми специалистами;
- проверка кандидатов по предыдущим местам работы и по месту жительства, с целью получения характеристики морально-деловых качеств;
- привлечение частных детективов;
- подача запросов в правоохранительные органы, с целью получения сведений о наличии компрометирующих данных и причастности к криминалу и др.
 
Сегодня, при отборе кандидатов, опытные кадровики используют не только собственную интуицию, но и ПРОГЕССИВНЫЕ КАДРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ. Для изучения личностных качеств человека все чаще используют методы и процедуры научной психологии, с помощью которых можно всесторонне оценить кандидата и составить его психологический портрет. Конечно, психологический отбор не заменяет стандартные кадровые процедуры. Но, при умелом сочетании психологических и традиционных кадровых подходов можно с высокой степенью достоверности прогнозировать поведение человека в различных, в том числе экстремальных ситуациях.
 
ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ОТБОР позволяет не только выяснить морально-этические качества кандидата, его слабости, устойчивость психики, но и его возможные негативные наклонности, а также умение хранить секреты. Это особенно важно при подборе кандидатов на должности, связанные с использованием секретной информации. Ведь такие специалисты, помимо профессиональных, деловых и моральных качеств должны обладать качествами, необходимыми для работы с конфиденциальной информацией. В этом смысле большое значение имеет присутствие у кандидатов таких качеств как: внимательность, аккуратность, дисциплинированность, порядочность, ответственность. Но это еще не все... На сохранность секретов влияют также такие черты характера как: корыстолюбие, алчность, зависть, тщеславие, болтливость, легкомыслие, карьеризм. Наличие у человека данных деструктивных качеств может являться первопричиной для возникновения неправомерных поступков, зависти, мести, предательства, утечки конфиденциальных сведений. Поэтому изучению психофизических свойств личности кадровые работники уделяют особое внимание.
 
ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ПРОФОТБОР ПОЗВОЛЯЕТ ОПРЕДЕЛИТЬ СЛЕДУЮЩИЕ КАЧЕСТВА КАНДИДАТА:
- наличие судимостей, компрометирующих данных, преступных связей;
- наличие негативных качеств, пороков и привычек, склонность к азартным играм, пьянству, наркотикам;
- факты, свидетельствующие о психических отклонениях, морально-психологической неустойчивости и ущербности;
- предрасположенность к совершению противоправных действий, проявление неадекватности при возникновении нештатных ситуаций.
 
Помимо тестирования и ознакомления с анкетой, работники кадровой службы проводят обязательное СОБЕСЕДОВАНИЕ с кандидатом. В ходе беседы они проверяют соответствие указанных в анкете данных личным документам, уточняют представляющие интерес сведения, выясняют, имел ли кандидат отношение к какой-либо секретной информации ранее. В процессе изучения кандидатуры, особая роль отводится выяснению уровня его дееспособности и работоспособности. Не всегда при собеседовании возможно сразу и однозначно выявить у человека те или иные расстройства здоровья, психические заболевания, злоупотребление психотропными или наркотическими препаратами. Поэтому перед оформлением на значимую должность имеет смысл попросить кандидата предоставить медицинскую справку о состоянии здоровья, а возможно и потребовать провести тщательное обследование.
 
На основании полученных данных проводится ОБОБЩЕНИЕ И ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ физических, профессиональных и моральных качеств кандидата, после чего делается соответствующее заключение о соответствии кандидата вакантной должности. Для подтверждения сделанных выводов,  отдел кадров может дополнительно запросить характеристики или документы, дополняющие анкетные данные, с прежних мест работы. Если при собеседовании или при проверке анкетных данных выявятся негативные обстоятельства, влияющие на решение о приеме на работу, или будет установлено, что человек умышленно исказил анкетные данные, - следует отказаться от такого кандидата и продолжить поиск.
 
До принятия окончательного решения о приеме кандидата на постоянную работу, ему может быть назначен ИСПЫТАТЕЛЬНЫЙ СРОК (до 3-х месяцев) с ограниченными функциями и полномочиями. В этот период происходит оценка специалиста на соответствие занимаемой должности, соблюдение им правил экономической безопасности предприятия, покладистость и умение работать в команде.
 
 
2.  ЭТАП ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ СПЕЦИАЛИСТА В КОМПАНИИ, в свете обеспечения защиты экономических интересов и конфиденциальных сведений предприятия, характеризуется применением комплекса административно-кадровых мер при организации рабочего процесса и выстраивании трудовых взаимоотношений администрации с персоналом.
 
Для организации четкого рабочего процесса и определения регламента каждого рабочего места в настоящее время используют МЕТОДИКИ СОСТАВЛЕНИЯ ОРГСХЕМ И ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ЧЕРТЕЖЕЙ, на которых графически изображается каждое рабочее место, прописываются должностные обязанности и определяются информационные потоки для отдельного исполнителя. При такой схеме управления и контроля предельно ясно, на каком участке требуется специалист соответствующей квалификации и какой информацией он должен располагать. На основании этого определяются требования к деловым и личным качествам работника, а также обусловливается режим сохранения им коммерческой тайны.
 
Для большей конкретизации, на каждое рабочее место составляется ПРОФЕССИОГРАММА, т.е. перечень личностных качеств, которыми в идеале должен обладать потенциальный сотрудник. Обязательными атрибутами профессиограмм являются необходимые профессионально значимые качества (психологические характеристики, свойства личности, без которых не возможно выполнение функциональных обязанностей), а также противопоказания (личностные качества и медицинские ограничения, которые не совместимы с конкретной должностью).
 
Непосредственно перед началом работы отдел кадров должен решить с принятым на должность специалистом ЧЕТЫРЕ ВАЖНЫХ ЗАДАЧИ:
- подписать ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ, содержащий обязательства по соблюдению трудовой дисциплины, мер безопасности и режима коммерческой тайны;
- довести до работника смысл и СОДЕРЖАНИЕ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ И ИНСТРУКЦИЙ, утвержденных на предприятии, касающихся режима безопасности и коммерческой тайны;
- подписать с работником дополнительное ОБЯЗАТЕЛЬСТВО О НЕРАЗГЛАШЕНИИ конфиденциальных сведений;
- предупредить работника об ОТВЕТСТВЕННОСТИ за несоблюдение локальных нормативных актов и инструкций на предприятии.
 
Наличие грамотно составленного трудового договора  и обязательства о неразглашении дает юридическую возможность для администрации предприятия применить различные санкции к работникам, виновным в нарушении режима безопасности и в утечке конфиденциальной информации. Работодатель имеет право на: возмещение причиненного прямого действительного ущерба; применение дисциплинарных мер или увольнение виновного работника.
 
Вот так может выглядеть РАЗДЕЛ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА ПО ЗАЩИТЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ:
 
«Работник обязуется:
1. Не разглашать конфиденциальную информацию, которая будет ему доверена или станет известна в ходе выполнения трудовых функций;
2. Не передавать третьим лицам и не раскрывать публично сведения, составляющие коммерческую тайну, без предварительного  получения согласия на это руководства;
3. Сохранять в тайне информацию, составляющую коммерческую тайну организаций-партнеров и контрагентов работодателя;
4. Выполнять требования локально-нормативных актов по обеспечению сохранности коммерческой тайны и обеспечению режима конфиденциальности;
5. Использовать секретную информацию работодателя, исключительно в целях выполнения трудовой функции в соответствии с занимаемой должностью;
6. При попытке третьих лиц получить конфиденциальную информацию незамедлительно информировать об этом руководство;
7. При увольнении сдать работодателю все носители, содержащие коммерческую тайну, которые находились в его распоряжении в связи с выполнением должностных функций. Не оставлять себе копий данной информации».
 
При организации рабочего процесса работодатель должен создать своим сотрудникам условия для соблюдения режима коммерческой тайны, т.е. обеспечить материальными ресурсами и техническими возможностями и т.д. Кроме того, предприниматель может применить следующие МЕРЫ БЕЗОПАСНОСТИ:
- ограничить круг лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям;
- регламентировать порядок доступа сотрудников к конфиденциальной информации и правила обращения с ней;
- ввести учет и контроль за осуществлением документооборота;
- организовать регулярную проверку соблюдения режима конфиденциальности и т.п.
 
Еще одной важной и эффективной мерой защиты коммерческих секретов является дробление общей массы сведений на мелкие информационные блоки, и последующее ознакомление разных категорий работников с обособленными блоками сведений, которые не позволяют создать единую картину общего состояния дел на предприятии. Разрешенный объем (уровень секретности) для каждой должности определяется руководителем предприятия, либо специальной комиссией.
 
На практике все перечисленные меры аккумулируются работодателем в едином локальном нормативном акте – в «ПОЛОЖЕНИИ О КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ», утвержденном руководителем предприятия. «Положение» может включать следующие разделы: перечень информации, составляющей коммерческую тайну; перечень должностей, имеющих доступ к конфиденциальной информации; порядок допуска к информации, процедуры ее передачи, копирования, распространения; ответственность лиц за соблюдение режима конфиденциальности.
 
Режим коммерческой тайны в трудовом коллективе регулируется Гражданским кодексом РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ», иными федеральными законами, подзаконными актами, локальными нормативными актами обладателя конфиденциальной информации.
 
Стоит отметить что МЕРЫ ПО ОХРАНЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ на предприятии признаются разумно достаточными, если: 1) доступ любых лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну, без согласия их обладателя исключен; 2) обеспечена возможность санкционированного использования работниками информации, составляющей коммерческую тайну, а также передачи ее контрагентам без нарушения режима коммерческой тайны.

* Основная часть коммерческих секретов любой компании аккумулируется, обрабатывается и хранится в головном офисе, там где проводятся важные переговоры и совещания, где находятся руководители, бухгалтерия, плановый и договорной отделы. Не зря офис называют «сердцем» предприятия. Поэтом обеспечению надежной охраны офисов любой предприниматель уделяет особое внимание. Для этого используются административно-организационные, технические и охранные меры, привлекаются специалисты из разных сфер деятельности и частные охранные организации (подробнее на стр. «Охрана офисов и офисных центров»).

3. ЗАВЕРШАЮЩИЙ ЭТАП – увольнение работника, имевшего дело с конфиденциальной информацией. Уволившийся работник, также может представлять угрозу экономической безопасности фирмы, так как он не имеет более обязательств перед фирмой и зачастую считает что теперь может поделиться ценными сведениями с заинтересованными лицами, конкурентами и криминалом. Для снижения уровня опасности таких последствий, при увольнении, работник предупреждается о запрете использовать полученные сведений в личных интересах или в интересах третьих лиц, и дает ПОДПИСКУ О НЕРАЗГЛАШЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ в течение определенного срока после увольнения. В противном случае все убытки, которые будут причинены предпринимателю вследствие разглашения информации, могут быть взысканы в судебном порядке в соответствии со ст. 243 ТК РФ.